+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Обнаружит в личном деле сотрудника копию паспорта

Обнаружит в личном деле сотрудника копию паспорта

Акция месяца 8- В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет. Сотрудник письменно дал согласие на обработку персональных данных: Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:- фамилия, имя, отчество;- пол, возраст;- дата и место рождения;- паспортные данные;- адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;- номер телефона домашний, мобильный ;- данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;- семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;- отношение к воинской обязанности;- сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;- СНИЛС;- ИНН;- информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ГБУК г. Москвы "МВО "Манеж";- сведения о доходах;- сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Акция месяца 8- В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет. Сотрудник письменно дал согласие на обработку персональных данных: Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:- фамилия, имя, отчество;- пол, возраст;- дата и место рождения;- паспортные данные;- адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;- номер телефона домашний, мобильный ;- данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;- семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;- отношение к воинской обязанности;- сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;- СНИЛС;- ИНН;- информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ГБУК г.

Москвы "МВО "Манеж";- сведения о доходах;- сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер. Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме. Имеем ли мы право хранить в составе личного дела, подобные документы или их необходимо заактировать и уничтожить.? Фотография является биометрическими данными как быть с ними?

Следует дополнить действующее согласие на обработку персональных данных? В роскомнадзор ранее было направлено уведомление о том, что мы осуществляем обработку персональных данных. Даже наличие согласия работников, при невозможности нормативно обосновать цель хранения личных документов работников не исключит претензий Роскомнадзора.

Посмотрите Постановление арбитражного суда кассационной инстанции от На сегодняшний день хранить копии личных документов работников рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

Так в части пособий это Приказ Минздравсоцразвития России от ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Аналогично и СНИЛС — Вам достаточно с оригинала списать реквизиты документа, в том числе их можно внести в реквизиты сторон в трудовой договор.

Вы не сможете обосновать необходимость хранения копий паспортов, военных билетов работников. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Для уничтожения документов создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу субъекту персональных данных относится к его персональным данным ч. При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом ст.

Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных п. Для этих целей работодатель утверждает локальный акт, которым регламентируется порядок хранения и использования персональных данных работников. Конкретное наименование такого документа законодательно не предусмотрено, поэтому может быть любым, например, Положение о работе с персональными данными работников.

При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Такие требования установлены статьей 87 , пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ. Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу ч.

Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ст.

Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации пункт 3. В которой и следует отразить в каких делах папках какие документы у Вас хранятся. Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в Инструкции по кадровому делопроизводству. Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных ст.

Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных.

При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов. Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области. Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов. Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность.

Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных.

Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало. Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения. ИНН не является обязательным документом при приеме на работу ч. При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации ч.

Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке. Для этого создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов п.

В итоге составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению п. Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме. Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для большинства организаций форма систематизации персональных данных.

По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и прочее. Кадровик проверяет эти документы, записывает в личную карточку и возвращает работнику ст. Исключение существует для государственных и муниципальных служащих.

Кадровики обязаны вести личные дела таких сотрудников и хранить в них ряд документов. Например, копии паспортов. Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс.

Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили.

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно п.

Если вам понадобилась копия личного документа сотрудника для конкретной цели, каждый раз снимайте ее с оригинала документа. Также оформите отдельное согласие на обработку данных.

Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников. Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пунктов 4. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.

При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке п.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление. Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А. Обложка и документы личного дела выглядели так:.

Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

Многие кадровые работники спрашивают, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника в году? Ответ на этот вопрос дали сотрудники Роструда на своем сайте rostrud. Чиновники отметили, что в обязанности работодателей не входит ведение личных дел сотрудников. Исключение — государственные, муниципальные и военные служащие. Если же компания ведет личные дела, то хранить в них надо документы, которые связаны с трудовой деятельностью работников. Хранить эти документы означает обрабатывать персональные данные ст.

Копия паспорта в личном деле работника

Работодатели не вправе хранить копии паспортов работников без письменного разрешения. Об этом Роструд сообщил на своем сайте. Как отметил Роструд, работодатель должен получить письменное согласие работников на хранение персональных данных. Образец такого документа мы привели ниже. Штраф за хранение копии паспорта без такого согласия предусмотрен статьей

Уважаемый пользователь, Вы пользуетесь устаревшим браузером, который не поддерживает современные веб-стандарты и представляет угрозу вашей безопасности. Для корректного отображения сайта рекомендуем установить актуальную версию любого современного браузера:. Прочитать в мобильной версии сайта. Работодатель в период трудовых отношений хранит следующие документы сотрудников:.

Анастасия 14 01 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работник был уволен и личное дело передано в архив, через год он снова принимается на работу, на него заводится новое личное дело или изымается из архива старое?

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Запретные документы, без которых кадровой службе не обойтись.

Ответ: Требовать копии всех страниц паспорта сотрудника для личного дела работодатель вправе, если это закреплено в локальном нормативном акте организации. Объясняется это тем, что работодатель не обязан ни формировать личные дела работников, ни хранить в них копии личных документов работников. Кроме того, хранение копий личных документов в личном деле работника на сегодняшний день является рискованным в свете ужесточения ответственности за нарушения законодательства о персональных данных и актуальной судебной практики. Судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.

Чем заменить. Документ составляйте каждый раз, когда нужно передать имущество. Когда формируют личное дело работника, снимают копии страниц его паспорта.

Копия паспорта для личного дела

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание.

Можно ли хранить копии личный документов сотрудников в личном деле?

.

сотрудников: копия паспорта; - копия страхового свидетельства работодателем в личном деле работника копий документов.

Копия паспорта не должна храниться в личном деле сотрудника

.

Какие страницы паспорта нужны в личное дело

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Копии документов о работе – Елена А. Пономарева
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. anesaf

    Антоний, инфляция все сожрет. Пенсии реально не вырастут

  2. Раиса

    Приносить мочу с собой можно, но если спалитесь => отказ.